ฐานข้อมูลเอกสารโบราณภูมิภาคตะวันตกในประเทศไทยมีวัตถุประสงค์เพื่อสำรวจ รวบรวมศึกษาและเผยแพร่เอกสารโบราณอันเป็นคลังความรู้และภูมิปัญญาของคนท้องถิ่น โดยเลือกสำรวจ และทำสำเนาดิจิทัลเอกสารโบราณในเขตพื้นที่ภาคตะวันตกของประเทศไทย ศูนย์ฯ ได้เคยสำรวจเอกสารโบราณมาแล้วเมื่อพ.ศ. 2541 และได้จัดทำฐานข้อมูลวรรณกรรมภาคตะวันตกซึ่งได้รวบรวมรายชื่อเอกสารโบราณที่ได้สำรวจไว้

ต่อมาในปี 2555 ศูนย์จึงได้จัดทำโครงการสำรวจ รวบรวม และศึกษาวรรณกรรมท้องถิ่นภาคตะวันตก เพื่อทำการสำรวจเก็บข้อมูล และทำสำเนาดิจิทัลเอกสารโบราณในเขตภาคตะวันตกโดยเริ่มจากจังหวัดนครปฐม และจังหวัดราชบุรี จนได้ข้อมูลจำนวนหนึ่ง จึงได้จัดทำฐานข้อมูลเอกสารโบราณภูมิภาคตะวันตกในประเทศไทยนี้ขึ้นในปี 2557 เพื่อเป็นคลังข้อมูลเอกสารโบราณของศูนย์ฯ และให้บริการข้อมูลเอกสารสำเนาดิจิทัลเอกสารโบราณผ่านเว็บไซต์ฐานข้อมูลฯ เพื่อให้บุคคลทั่วไปได้เข้าถึงเอกสารโบราณ และสามารถนำข้อมูลไปศึกษาต่อยอดในประเด็นต่างๆ อันจะเป็นประโยชน์ต่อวงการศึกษา และสังคมไทยปัจจุบัน

อย่างไรก็ดี ฐานข้อมูลเอกสารโบราณฯ ได้ตระหนักถึงความสำคัญของการเผยแพร่ข้อมูลอย่างถูกต้องและเหมาะสม โดยเฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวพันกับบุคคล ชุมชน ทรัพย์สินทางปัญญา รวมไปถึงทรัพย์สินทางวัฒนธรรม เพื่อหลีกเลี่ยงการนำเสนอข้อมูลที่ไม่เหมาะสมหรือใช้ภูมิปัญญาท้องถิ่นในทางที่ผิดทั้งโดยเจตนาและไม่เจตนา จึงได้กำหนดระเบียบปฏิบัติในการใช้ข้อมูลเหล่านี้ โดยแสดงสัญลักษณ์กำกับสำเนาดิจิทัลเอกสารโบราณแต่ละชุด เพื่อให้ผู้ใช้ทราบข้อกำหนดในการใช้ข้อมูล สัญลักษณ์กำกับสำเนาดิจิทัลเอกสารโบราณดังนี้

Creative Common

Creative common  คือ สัญญาอนุญาตครีเอทีฟคอมมอนส์ เป็นสัญญาอนุญาตทางลิขสิทธิ์ มีจุดประสงค์เพื่อหลีกเลี่ยงการเกิดปัญหาลิขสิทธิ์ต่อการแบ่งปันสารสนเทศ โดยหากจะมีการนำข้อมูลที่อยู่ในฐานข้อมูลเอกสารโบราณภูมิภาคตะวันตกในประเทศไทย ไปใช้ ต้องอยู่ภายใต้ข้อกำหนดดังต่อไปนี้ คือ อ้างอิงแหล่งที่มา ห้ามนำไปใช้เพื่อการค้า และห้ามดัดแปลง โดยเอกสาร/ข้อมูล ที่ได้รับการคุ้มครองภายใต้สัญญาอนุญาตครีเอทีฟคอมมอนส์ จะปรากฎสัญลักษณ์ดังต่อไปนี้  ซึ่งแต่ละสัญลักษณ์หมายถึง

• Attribution icon (by) แสดงที่มา หมายถึง ศูนย์ฯ ยินยอมให้ผู้ใช้คัดลอก แจกจ่าย จัดแสดง และเผยแพร่ข้อมูล โดยต้องประกาศอ้างอิงศูนย์ฯ ซึ่งเป็นแหล่งที่มาของข้อมูล
• Non Commercial icon (nc)  ไม่ใช้เพื่อการค้า หมายถึง ศูนย์ฯ ยินยอมให้ผู้ใช้คัดลอก แจกจ่าย จัดแสดง และเผยแพร่ข้อมูลสำหรับจุดประสงค์ที่ไม่ใช่เพื่อการค้าเท่านั้น
• No Derivative Works icon (nd)  ไม่ดัดแปลง หมายถึง ศูนย์ฯ ยินยอมให้ผู้ใช้คัดลอก แจกจ่าย จัดแสดง และเผยแพร่ข้อมูล เฉพาะงานที่เหมือนต้นฉบับทุกประการเท่านั้น ไม่ใช่งานที่ถูกแก้ไขดัดแปลง